Haarlese Wielerclub SAMO, opgericht 29 december 2016
• Reglement vastgesteld op: 2 maart 2018
• 1ste wijziging op: december 2018
• 2e wijziging op: 25 april 2019

1. Algemene bepalingen

1.1. In dit reglement wordt de vereniging Haarlese Wielerclub SAMO aangeduid als HWC SAMO
1.2. De verenigingskleuren zijn: Rood/Wit/zwart

2. Leden

2.1. Iemand die de wens te kennen heeft gegeven lid ofwel vriend van Samo te willen worden, dient een daarvoor bestemd aanmeldingsformulier, via website van de vereniging, in te vullen en – bij minderjarigheid door een wettelijke vertegenwoordiger. Het bestuur is bevoegd met opgaaf van reden iemand als lid te weigeren. Opzegging van het lidmaatschap dient te geschieden door het aanmeldingsformulier in te vullen op de website van de vereniging.
2.2. Ereleden en leden van verdienste kunnen met ingang van het jaar 2018 op basis van gemotiveerd voorstel van het bestuur, in de algemene vergadering worden benoemd, mits deze voorgenomen benoeming door het desbetreffende lid wordt aanvaard.
2.3. De leden zijn verplicht zich te gedragen naar de statuten, huishoudelijk reglement en de daaruit voortvloeiende voorschriften.

3. Bestuur

3.1. Het bestuur bestaat uit , bij voorkeur, een oneven aantal en tenminste 5 Leden. Het dagelijks bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris en penningmeester
3.2. Door het bestuur wordt een rooster van aftreden opgesteld. Hierbij wordt rekening gehouden met het feit dat voorzitter, secretaris en penningmeester na elkaar aftreden. Tussentijds ontstane vacatures worden zo spoedig mogelijk ingevuld. In dit geval treedt het nieuwe bestuurslid, wat het rooster van aftreden betreft, in de plaats van het bestuurslid waardoor de vacature is ontstaan.
3.3. Een bestuurslid kan maximaal 2 periodes van 5 jaar achtereen zitting hebben in het bestuur.
3.4. De voorzitter, secretaris en de penningmeester kunnen zich laten vertegenwoordigen door hun vervangers.
3.5. Het bestuur verplicht zich de vereniging op correcte wijze naar buiten te vertegenwoordigen.

4. Voorzitter

4.1. De voorzitter of diens vervanger opent, leidt en sluit de vergaderingen en zal in overleg met andere bestuursleden mogelijke geschillen uit de weg trachten te ruimen.
4.2. Voert representatieve taken uit.
4.3. Houdt zich op de hoogte van datgene binnen de vereniging leeft.

5. Secretaris

5.1. De secretaris of diens vervanger, zorgt voor het bijhouden van de notulen van de vergaderingen.
5.2. Door hem wordt een ledenregister bijgehouden.
5.3. Hij is belast met het uitbrengen van het jaarverslag tijdens de algemene vergadering.
5.4. Hij roept de leden op tot de vergadering.
5.5. In onderling overleg tussen de bestuursleden, kunnen delen van zijn taken door anderen worden waargenomen.

6. Penningmeester

6.1. De penningmeester of diens vervanger, beheert de gelden van de Haarlese Wielerclub. Samo.
6.2. Hij verzorgt het betalingsverkeer van de vereniging. De financiële transacties worden bij voorkeur afgehandeld via de bank en worden ook bij voorkeur via de bank vastgelegd.
6.3. Hij voert de administratie van zijn beheer en is verplicht de bestuursleden en de leden van de kascontrolecommissie tijdig inzage van zijn beheer te geven.
6.4. De penningmeester stelt de begroting op.
6.5. De penningmeester stelt de jaarrekening op.
6.6. In onderling overleg tussen de bestuursleden, kunnen delen van zijn taken door anderen worden waargenomen.

7. Commissies/Projectgroepen

7.1. Binnen de vereniging zijn commissies c.q. projectgroepen actief zoals in het organogram aangegeven.
7.2. Elke commissie c.q. projectgroep krijgt een bestuur afgevaardigde toegewezen.
7.3. Het bestuur heeft de taken van de commissies c.q. projectgroepen, uitgezonderd , die van de kascontrolecommissie in taakbeschrijvingen omschreven.
7.4. Tijdig voor aanvang van een evenement zal het bestuur betreffende commissie c.q. projectgroep een budget ter beschikking stellen.
7.5. De commissies c.q. projectgroepen zijn voor hun handelingen verantwoording verschuldigd aan het bestuur.
7.6. De commissies c.q. projectgroepen brengen na afloop van een evenement verslag uit aan het bestuur.

8. Geldmiddelen

8.1. In de algemene vergadering wordt de contributie, op voorstel van het bestuur, onder goedkeuring van de vergadering, vastgesteld.
8.2. Het innen van de contributie geschiedt in principe voor 1 april van ieder kalenderjaar. Tevens wordt, indien van toepassing, aan de NTFU verschuldigde afdracht geïnd.
8.3. Nieuwe leden betalen hun contributie binnen drie weken na hun aanmelding.
8.4. Indien betaling niet heeft plaatsgevonden binnen vier weken na verzoek hiertoe zal een aanmaning tot betaling worden gezonden.
8.5. Mocht binnen vier weken na ontvangst van de aanmaning de betaling nog niet zijn geschiedt, dan zal verwijdering uit ledenregister plaatsvinden. De contributie over het lopende jaar blijft daarbij verschuldigd.

9. Algemene vergadering

9.1. In de algemene vergadering, buiten hetgeen op de agenda is geplaatst, zal;
1. De secretaris het jaarverslag uitbrengen
2. De Penningmeester de jaarrekening uitbrengen.
3. De penningmeester de begroting voor het komende verenigingsjaar, ter goedkeuring, aanbieden.
4. De kascontrolecommissie haar bevindingen ten aanzien van het gevoerde financiële beleid rapporteren.
5. Indien van toepassing zal de bestuursverkiezing plaatsvinden
6. Een voorstel tot investering in goede doelen worden gepresenteerd..

10. Slotbepalingen

10.1. Wijzigingen in het huishoudelijk reglement geschieden onder goedkeuring van de algemene vergadering. Het voorstel tot wijziging wordt als agendapunt opgevoerd.
10.2. In voorkomende gevallen, welke niet in dit reglement zijn opgenomen, zal door het bestuur naar rede en billijkheid worden beslist.
10.3. Indien gewenst kan ieder lid, op verzoek, inzage krijgen in de statuten en huishoudelijk reglement van de Haarlese wielerclub Samo.
10.4. Ieder lid van de Haalese Wielerclub Samo dat deelneemt aan clubactiviteiten, als racefietser of ATB-er.is verplicht tot het dragen van een valhelm.

Aldus vastgesteld op de algemene vergadering van 2 maart 2018.

De secretaris,

De voorzitter,